Aviso sobre prácticas de privacidad

En DentaQuest nos importa su privacidad tanto como a usted
Aviso en vigencia al 13 de septiembre de 2013

Este aviso describe cómo se puede usar o divulgar su información médica y cómo puede obtener acceso a esta información. Léalo atentamente.

Cuando se trata de su información de salud, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarlo.

Obtener una copia de sus registros de salud y reclamaciones

• Puede solicitar ver u obtener una copia de sus registros de salud y reclamaciones, y otra información de salud que tengamos sobre usted. Puede consultarnos cómo hacerlo.
• Le proporcionaremos una copia o un resumen de sus registros de salud y de reclamaciones, por lo general dentro de los 30 días de su solicitud. Es posible que debamos cobrarle un cargo razonable en función de nuestros costos.

Solicitarnos que corrijamos sus registros de salud y reclamaciones.

• Puede solicitarnos que corrijamos sus registros de salud y reclamaciones si cree que contienen errores o están incompletos. Puede consultarnos cómo hacerlo.
• Podemos rechazar su solicitud, pero le informaremos el motivo por escrito dentro de los 60 días.

Solicitar comunicaciones confidenciales

• Puede solicitarnos que nos pongamos en contacto con usted de una manera en particular (por ejemplo, al teléfono de su casa o de su oficina) o que le enviemos su correspondencia a otra dirección.
• Evaluaremos todas las solicitudes razonables y tenemos la obligación de decir que “sí” si nos informa que su vida podría correr peligro si no lo hacemos.

Solicitarnos que limitemos la información que usamos o compartimos

• Puede solicitarnos que no usemos ni compartamos cierta información para tratamientos, pagos o nuestras operaciones.
• No tenemos obligación de aceptar su solicitud, y podemos negarnos si esto afecta su atención.

Obtener un listado de las personas o empresas con las que hemos compartido la información

• Puede solicitar un listado (contabilización) de las veces que compartimos su información de salud hasta seis años antes de la fecha en la que lo solicita, con quién la compartimos y por qué.
• Incluiremos todas las divulgaciones, excepto aquellas relacionadas con tratamientos, pagos y operaciones de atención médica, y otras divulgaciones específicas (como las que usted nos solicita que hagamos). Le proporcionaremos una contabilización gratis al año pero le cobraremos un cargo razonable basado en nuestros costos si solicita otra dentro de los 12 meses.

Obtener una copia de este aviso de privacidad
Puede solicitar una copia en papel de este aviso en cualquier momento, aunque haya optado por recibir el aviso en formato electrónico. Le enviaremos una copia en papel con la mayor celeridad.

Elegir a una persona que actúe en su nombre

• Si le otorgó poder legal para cuestiones médicas a otra persona o si otra persona es su tutor legal puede tomar decisiones en su nombre en ejercicio de sus derechos con respecto a su información de salud.
• Verificaremos que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su representación antes de tomar alguna medida.

Presentar una queja si cree que sus derechos fueron vulnerados

• Puede presentar una queja si cree que hemos vulnerado sus derechos, para ello contáctenos con la información que figura en la página 1.
• Puede presentar una queja a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos por carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando por teléfono al 1-877-696-6775, o ingresando a 

www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/

• No tomaremos ninguna medida en su contra por presentar esta queja.

Para cierta información de salud, puede decirnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una clara preferencia por la forma en que compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, hable con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos, y seguiremos sus instrucciones.

En estos casos, tiene el derecho y la opción de solicitarnos que:

• Compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas que se ocupan del pago de su atención
• Compartamos información en una situación de catástrofe

Si no puede decirnos qué prefiere, por ejemplo si está inconsciente, es posible que decidamos compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. Posiblemente compartamos también su información cuando sea necesario para reducir el efecto de una amenaza grave o inminente a la salud o a la seguridad.

En estos casos, nunca compartimos su información a menos que usted nos dé permiso por escrito:

• Fines de mercadeo
• Venta de su información

¿Cómo usamos o compartimos por lo general su información de salud?
Por lo general usamos o compartimos su información de salud de las siguientes maneras:

Para colaborar con el tratamiento de atención médica que recibe.
Podemos usar su información de salud y compartirla con los profesionales a cargo de su tratamiento.
Por ejemplo: un médico nos envía información acerca de su diagnóstico y plan de tratamiento para que podamos coordinar los servicios adicionales.

Para la administración de nuestra organización

• Podemos usar y divulgar su información con fines de administración de nuestra organización y ponernos en contacto con usted cuando sea necesario.
• No tenemos autorización de usar la información genética para decidir si le daremos cobertura, ni el precio de dicha cobertura. Esto no es válido en el caso de planes de asistencia y apoyo de largo plazo.
• Por ejemplo: Usamos su información de salud para crear mejores servicios para usted.

Para pagar sus servicios de salud
Podemos usar y divulgar su información de salud en el proceso de pago de sus servicios de salud.
Por ejemplo: Compartimos información sobre usted con su plan dental para coordinar el pago de los servicios dentales que recibe.

Para administrar su plan
Podemos divulgar su información de salud al patrocinador de su plan de salud, con fines administrativos.
Por ejemplo: Su compañía celebra un contrato con nosotros por el que proporcionamos un plan de salud, y nosotros enviamos a la compañía estadísticas para explicar las primas.

¿De qué otras formas podemos usar o compartir su información de salud?
Tenemos autorización o estamos obligados a compartir su información en otros contextos: por lo general de maneras que contribuyan al bien público, por ejemplo cuestiones de salud pública e investigaciones. Debemos cumplir muchas condiciones legales para poder compartir su información con estos fines. Para más información vea: 
www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Ayuda con cuestiones de salud y seguridad públicas
Podemos compartir su información de salud en determinadas situaciones, como:

• Para prevenir enfermedades
• Para colaborar cuando se retiran productos del mercado
• Para informar reacciones adversas a medicamentos
• Para denunciar presuntos abusos, abandonos o situaciones de violencia doméstica
• Para prevenir o reducir una amenaza grave a la seguridad o salud de cualquier persona

Para llevar adelante investigaciones
Podemos usar o compartir su información para investigaciones relacionadas con la salud.

Para cumplir con lo exigido por la ley
Compartiremos su información si la ley estatal o federal así lo exige, esto incluye compartir información con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si necesita verificar que nos regimos por la ley federal de privacidad.

Para responder a solicitudes de donación de órganos o tejido y para colaborar con un médico forense o directos de una funeraria

• Podemos compartir su información de salud con organizaciones que se ocupan de buscar órganos para trasplantes.
• Podemos compartir información de salud con un médico forense o el director de una funeraria cuando una persona muere.

Con fines de compensación legal por accidentes de trabajo, con fines legales y otras solicitudes del gobierno
Podemos usar o compartir su información de salud:

• Para procesar reclamaciones de compensación legal por accidentes de trabajo
• Con fines legales o a un oficial de las fuerzas de seguridad
• Con agencias de supervisión de cuestiones sanitarias con fines autorizados legalmente
• Para funciones especiales del gobierno como militares, de seguridad nacional o de servicios de protección presidencial

Para responder a demandas o acciones legales
Podemos compartir su información de salud en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

¿Cómo recopilamos su información?
Recopilamos su información personal, por ejemplo, en las siguientes situaciones:

• Si solicita o se inscribe en una cobertura de seguro
• Si paga su prima

También obtenemos su información personal de otros, como proveedores de servicios dentales o su empleador, cuando corresponde.

¿Qué información recopilamos?
El tipo de información personal que recopilamos y compartimos depende del producto o servicio que contrata con nosotros. Esta información puede incluir: Número de seguro social e ingresos; historial de tratamiento y pago; dirección; fecha de nacimiento. Cuando ya no sea nuestro cliente, continuaremos compartiendo su información como se describe en este aviso.

• Tenemos la obligación legal de mantener la privacidad y seguridad de su información de salud protegida.
• Le informaremos inmediatamente si se produce algún tipo de violación que vulnere la privacidad o seguridad de su información.
• Tenemos obligación de acogernos a los deberes y prácticas de privacidad que se describen en este aviso, y entregarle una copia del mismo.
• No usaremos ni compartiremos su información en ninguna situación que no sea las que se describen en el presente, excepto que usted nos lo autorice por escrito. Si nos autoriza, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Si cambia de opinión, infórmenos por escrito.

Para más información vea:

www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Podemos modificar los términos de este término, y dichos cambios alcanzarán a toda la información que tengamos sobre usted.
El aviso nuevo estará disponible, si así lo solicita, en nuestro sitio web, y podremos enviarle una copia por correo.

Si desea ejercer sus derechos de privacidad, siente que se han violado sus derechos de privacidad, o si necesita más información,
contacte a nuestro Oficial de Privacidad por correo electrónico: privacy@dentaquest.com, teléfono 800-451-1249 o correo:

Attn: Privacy Officer
P.O. Box 2906
Milwaukee, WI 53201-2907

Se investigarán todas las quejas y usted no sufrirá represalias por el hecho de presentarlas.
También puede presentar una queja relacionada con la información de salud ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Sociales en Washington, D.C.